KLAUZULA INFORMACYJNA DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH (dla kontrahentów będących osobami fizycznymi, osób reprezentujących kontrahentów, pełnomocników kontrahentów oraz pracowników i współpracowników kontrahentów wyznaczonych do kontaktu i odpowiedzialnych za wykonanie umowy)
Zgodnie z art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej: „Rozporządzenie”, informujemy, że:
1. Administratorem Pana/Pani danych osobowych jest Consorfrut Polska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie, ul. Christo Botewa 4, 30-798 Kraków, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa – Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS: 0000205046, REGON: 356817366, NIP: 6792797252, kapitał zakładowy 400000 PLN (wpłacony 400000 PLN), (zwana dalej „Administratorem”).
2. We wszelkich sprawach związanych z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przez Consorfrut Polska Sp. z o. prosimy o kontakt pod adresem e-mail: odo@consorfrut.pl lub telefonicznie pod nr: +48 12 342 01 00.
3. O ile nie przekazał/-a nam Pan/Pani swoich danych osobowych osobiście, Pana/Pani dane osobowe Administrator otrzymał od kontrahenta, z którym łączy Pana/Panią umowa o pracę, umowa cywilno-prawna lub inna forma umowy współpracy lub Administrator pozyskał je ze źródeł powszechnie dostępnych (KRS, CEiDG).
4. Pana/Pani dane osobowe, w szczególności w postaci imienia i nazwiska, nazwy prowadzonej działalności gospodarczej, adresu siedziby lub adresu do korespondencji, adresu e-mail, numeru telefonu, numeru NIP, REGON, zajmowanego stanowiska, pełnionej funkcji u kontrahenta, miejsca pracy, numeru rejestracyjnego samochodu, wizerunku - przetwarzane będą w następujących celach i w oparciu o następujące podstawy prawne:
a) stosownie do treści Państwa dobrowolnej zgody (np. otrzymywanie newsletera, złożenie zapytania w formularzu kontaktowym, zgoda na korzystanie z wizerunku) – tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) Rozporządzenia;
b) prawnie uzasadnionego interesu Administratora danych - tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) Rozporządzenia (patrz pkt 5 poniżej),
c) wykonania zawartej z Panem/Panią umowy - w przypadku jej zawarcia z Panem/Panią lub podjęcia działań na Pana/Pani żądanie, przed zawarciem umowy - tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) Rozporządzenia,
d) wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze wynikających w szczególności z ustaw rachunkowych i podatkowych, ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, przepisów bhp - tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) Rozporządzenia.
5. Prawnie uzasadniony interes Administratora uzasadniający prawo do przetwarzania Pana/Pani danych osobowych polega na przetwarzaniu w celach komunikacji przy zawarciu lub wykonywaniu umowy zawartej z Panem/Panią lub podmiotem, którego Pan/Pani reprezentuje (jako osoba kontaktowa, pełnomocnik, osoba reprezentująca podmiot lub inna osoba działająca w imieniu tego podmiotu); zabezpieczenia i dochodzenia roszczeń wynikających z zawartej umowy; nawiązywania i utrzymywania relacji gospodarczych, prowadzenia wewnętrznych analiz biznesowych związanych z warunkami bieżącej współpracy biznesowej lub możliwością jej rozwoju; zapewnienia ochrony mienia, bezpieczeństwa i dóbr osobistych Administratora, w tym prowadzenia monitoringu wizyjnego oraz innych, prawnie dozwolonych form monitoringu, a także kontroli dostępu do pomieszczeń lub pojazdów należących do Administratora;
6. W przypadku zamiaru przetwarzania Pana/Pani danych osobowych w innych celach niż wskazane powyżej, Administrator zobowiązany będzie do wykazania odpowiedniej podstawy prawnej takiego przetwarzania.
7. Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępnione podmiotom i organom upoważnionym do przetwarzania tych danych na podstawie przepisów prawa, np. urzędy i organy publiczne. Pana/Pani dane osobowe mogą być udostępniane przez Administratora pracownikom i zaufanym współpracownikom (firmom świadczącym usługi IT, współpracującym doradcom prawnym, podatkowym i księgowym, tłumaczom, notariuszom, firmom ochroniarskim, niezależnym zewnętrznym przedstawicielom, usługodawcom, dostawcom, partnerom, dystrybutorom usług pocztowych i operacyjnych, zarządzania dokumentacją, itp.); przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z Administratorem i wyłącznie zgodnie z jego poleceniami albo są odrębnymi administratorami Pani/Pana danych.
8. Administrator nie zamierza przekazywać Pana/Pani danych do państw trzecich.
9. Dane osobowe będą przechowane:
a) przez okres trwania relacji wynikających z prowadzonej korespondencji mailowej, zapytań ofertowych,
b) w przypadku zawarcia umowy - przez okres niezbędny do wykonania umowy oraz okres przedawnienia roszczeń związanych z tą umową, chyba że przepisy prawa będą wymagać przetwarzania przez okres dłuższy,
c) w przypadku wyrażonej zgody - do momentu jej wycofania,
d) przez okres przewidziany odrębnymi przepisami prawa, np. przepisami z zakresu bhp;
e) do 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego w którym powstał obowiązek podatkowy dla celów podatkowych i rachunkowych;
f) do 30 dni w przypadku danych z monitoringu wizyjnego, chyba że przepisy prawa powszechnie obowiązującego będą uprawniały do dłuższego przechowywania tego typu danych.
10. Na zasadach określonych w Rozporządzeniu ma Pan/Pani prawo dostępu do Pana/Pani danych osobowych, żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia, a także prawo sprzeciwu wobec przetwarzania i żądania ich przeniesienia do innego administratora danych osobowych, jeśli przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany. W przypadku danych przetwarzanych na podstawie wyrażonej przez Pana/Panią zgody – Pana/Pani zgoda może być cofnięta w każdym czasie, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych do czasu cofnięcia zgody.
11. Ma Pan/Pani prawo wnieść skargę do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Warszawie, ul. Stawki 2), jeśli przetwarzanie Pana/Pani danych osobowych będzie naruszało postanowienia Rozporządzenia.
12. Podanie części danych jest obligatoryjne z uwagi na obowiązek Administratora przetwarzania danych wynikający z przepisów powszechnie obowiązujących (np. względy rachunkowe, podatkowe). W pozostałym zakresie podanie przez Pana/Panią danych osobowych samodzielnie jest dobrowolne, w przypadku zawarcia umowy - jest warunkiem zawarcia umowy, a odmowa ich podania będzie skutkowała brakiem możliwości zawarcia i wykonania tej umowy.
13. Administrator nie planuje podejmować decyzji, które opierać się będą wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, Pana/Pani danych osobowych oraz wywoływać wobec Pana/Pani skutki prawne lub w podobny sposób na Pana/Panią wpływać.
Potwierdzam zapoznanie się z powyższą informacją:
…………………………………..…………………………………………………………………….
(imię i nazwisko, podpis)
